La manera en que trabajamos ha cambiado. El medio principal de alcanzar los objetivos se está focalizando en la tecnología, concretamente, en cómo se gestiona la información y cómo se conectan las personas. Como un habilitador, la información une a los trabajadores a través de toda la organización y les permite permanecer productivos, seguros y móviles.

Por un lado, existen compañías que están alcanzando sus logros en un mundo en rápida transformación como el de hoy en día. Casualmente, en la mayoría de casos, se trata de empresas que han encontrado la forma correcta de manejar la información y han invertido y utilizado la tecnología idónea para brindar a sus colaboradores el acceso y la flexibilidad que requieren. En concreto, según IDC, en 2020 la información digital se incrementará al orden de 30 veces, aunque el número de profesionales de TI a escala mundial que se espera que los administren sólo habrá aumentado al orden de 1,4 veces.

Por ello, en la actualidad, la digitalización del pasivo documental ya no es una opción exclusivamente para las grandes compañías, sino que también las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden beneficiarse de todas sus ventajas, mejorando su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquiriendo una fuerte posición competitiva. Para impulsar la digitalización de forma efectiva, las PYMES deben asegurarse de revisar su tecnología actual y optimizar sus procesos o métodos de trabajo para sacarles el máximo partido. En realidad, la optimización de los procesos de documentos críticos (revisar la forma de trabajar en las principales interacciones en el trabajo) es prioritario a nivel de evolución tecnológica para conseguir el mayor impacto positivo en su crecimiento.

De “Mis Documentos” a “Nuestra Información”

En una oficina pequeña, es importante que todo el mundo sea lo más eficiente posible. Si un trabajador tiene que estar buscando entre múltiples documentos, se pierde productividad. Una encuesta realizada por Software Advice[1], señala que los trabajadores que trabajan en entornos basados en papel, pierden al menos seis horas a la semana buscando documentos. El hecho es que los procesos manuales son realmente un obstáculo de crecimiento para las PYMES, incluso si se tiene una oficina organizada en donde todos los documentos están debidamente archivados y todo el personal sabe exactamente donde están. La digitalización de los registros hace a los trabajadores más eficientes, dándoles lo que necesitan cuando lo necesitan, y les permite trabajar a través de formas más flexibles, haciendo por ejemplo home office.

Ante este panorama, los lineamientos más importantes de la gestión documental se han desplazado hacia dos ejes fundamentales: el acceso y uso remoto de la información y la administración y gestión de esa accesibilidad.

En la práctica, asegurar el acceso significa que las PYMES deben comenzar a trabajar con documentos multi-plataforma, accesibles desde cualquier dispositivo (teléfonos, tablets y notebooks) tanto para su lectura como para su modificación. Inversamente, los empleados pueden beneficiarse, por ejemplo, de herramientas que permiten el escaneo remoto de cualquier tipo de archivo y su posterior envío a la nube. El segundo aspecto esencial para la movilidad y la gestión documental tiene que ver con la administración del acceso a los documentos. El envío de archivos adjuntos por e-mail está perdiendo terreno frente opciones más prácticas como el almacenamiento (y hasta administración y gestión) en la nube, que simplifican la posibilidad de hacer cambios y evitan engorrosas cadenas de correos electrónicos.

Desde este punto de vista, el nuevo paradigma implica pensar en documentos compartidos (con distintos permisos de uso) más que, sólo, en “Mis Documentos”. Las ventajas no son sólo operativas. Estas nuevas e inevitables tendencias en la gestión de documentos implican, además, reducción en los costos, mejora de la velocidad de circulación (incluso en tiempo real) y hasta aspectos ecológicos derivados de la reducción en el consumo de papel, tintas y energía. Estas aplicaciones se extendieron a todos los ámbitos, desde la venta de productos y servicios, hasta el manejo de documentos sensibles del ámbito jurídico, gracias al vital complemento que aporta la firma electrónica. Finalmente, si es indispensable la impresión, con cualquier dispositivo móvil se puede enviar un documento, vía wi-fi o Bluetooth, hacia cualquier equipo de impresión que trabaje con esos estándares (hoy, la mayoría).

Por todo ello, la digitalización del archivo físico es una prioridad imperiosa para todas las organizaciones. La digitalización de la documentación permite a las compañías ser más eficientes en cuanto a costes, productividad y seguridad de su documentación, lo que les ayuda a mejorar su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquirir una fuerte posición competitiva.

¿Cuál es la propuesta de valor de Ricoh?

A través de la oferta de Ricoh Managed Document Services (MDS), las organizaciones pueden optimizar sus flujos de trabajo y procesos y paralelamente controlar mejor sus costos relacionados a la gestión documental, evitar inversiones más extensas y evolucionar su infraestructura estática a soluciones escalables y a medida de la organización. Las prácticas derivadas de las implementaciones que ofrece Ricoh MDS a sus clientes, se centran en la gestión de documentos electrónicos vs papel, dimensionar y optimizar los dispositivos, gestión de activos, reciclaje y eliminación responsable, asegurar la adaptación de los empleados a configuraciones más rentables y gestionar la medición, administración y optimización de los procesos documentales.

[1] 1 http://www.aiim.org/pdfdocuments/iW-Paper-Wars-2013.pdf

(*) Fernando Maroniene: Vicepresidente de Marketing de Ricoh Latinoamérica