La mensajería instantánea es una herramienta que sirve para la inmediatez y la eficacia con la que es posible obtener diversa información. Las aplicaciones como WhatsApp, Messenger y Lime son muy útiles para las comunicaciones a través del móvil, ya que son mucho más rápidas que los correos electrónicos y muy apropiadas para la colaboración en grupo. Así que muchos profesionales las utilizan también para fines empresariales, sin embargo, este uso no está libre de desafíos y riesgos.

A continuación exponemos las 6 razones por las que las aplicaciones de mensajería para los consumidores no son adecuadas para las empresas:

1. Seguridad

¿Permitiría a sus empleados utilizar sus cuentas de correo electrónico personal para realizar labores de trabajo? Probablemente no. Supondría una amenaza para su organización; usted no podría cerrar sus cuentas cuando dejas en la empresa, ni controlar el almacenamiento de datos o tener permiso para acceder a datos probablemente confidenciales. Lo mismo sucede con las aplicaciones de mensajería. Sus empleados deben utilizar una aplicación de empresa que usted haya elegido y que cumpla con su política de seguridad.

2. Uso en escritorio y a través de móvil

Las aplicaciones de mensajería son muy útiles para las comunicaciones móviles y este es uno de los motivos por los que los empleados tienden a utilizarlas para fines profesionales cuando no se encuentran en su puesto de trabajo. Sin embargo, no todos sus compañeros y contactos tienen un puesto móvil (servicios administrativos, agentes de centros de llamada, soporte) ni pueden comunicarse libremente con su número de teléfono móvil. Para su empresa es esencial utilizar una aplicación de mensajería que pueda usarse en escritorios y smartphones utilizando el correo electrónico como identificador.

3. Administración

Además, las aplicaciones para consumidores no cuentan con portales corporativos de administración que garanticen una fácil implantación y permitan la gestión de usuarios, la supervisión de uso, las políticas para toda la empresa, copias de seguridad, la prevención de pérdida de datos, encriptación, dashboard analitics, etc.

4. Asistencia

La asistencia es un aspecto esencial para cualquier empresa. Cuando algo no funciona, es necesario emprender acciones inmediatas. Solo las aplicaciones para empresas ofrecen seguimiento, asistencia, acuerdos de nivel de servicio y personal exclusivo para estas funciones.

5. Directorio empresarial y telefónico

Los directorios empresariales cambian constantemente a medida que entran y salen empleados de la firma. La mejor manera de mantenerlos actualizados es permitir la integración entre la aplicación de mensajería y el directorio corporativo. Además, al buscar un contacto empresarial, no tendría por qué tener que revisar entre su lista de amigos para encontrarlo. Los contactos personales y profesionales deben estar separados.

Las aplicaciones para consumidores no permiten integrar la otra herramienta colaborativa clave: su teléfono fijo. Solo algunas aplicaciones empresariales permiten informar de su presencia en el teléfono fijo (disponible, ocupado, etc.) a través de la app para saber si un compañero está disponible o no. La integración con los sistemas telefónicos de la empresa permite a los empleados realizar llamadas con tan solo un clic a través de su aplicación, utilizar el teléfono fijo (en vez de usar el PC o un teléfono móvil), escuchar correo de voz desde la aplicación y transferir llamadas.

6. Integración con herramientas corporativas

La colaboración en el entorno empresarial no es tan fácil como en el mundo de los consumidores. Sus contactos empresariales no solo están presentes en su teléfono móvil, sino que también se encuentran en directorios corporativos, herramientas CRM o en referencias de proveedores. El tipo de contenidos que comparte no son únicamente fotografías tomadas con un smartphone, sino que puede ser cualquier documento almacenado en su PC o en cualquier servicio para compartir archivos.

Su empresa probablemente tenga muchos sistemas informáticos esenciales para su éxito, ya sea su ERP, el sistema de logística, la herramienta de contabilidad o la aplicación de recursos humanos. Es esencial integrar sus activos informáticos para conseguir una productividad total y las aplicaciones para consumidores no pueden proporcionarle todo esto.

Ante este panorama, nuestra innovadora plataforma Alcatel-Lucent Rainbow™ de gestión de relaciones basada en la nube, conecta a usuarios de empresa, contactos de empresa y sistemas. Con Rainbow, los empleados pueden colaborar mejor y ser más productivos, superando las fronteras corporativas. Rainbow ofrece un conjunto de servicios basados en la nube implementados como una solución superpuesta (overlay), que cuenta con una gran riqueza de funcionalidades y capacidades de colaboración esenciales, fáciles de desplegar y de adoptar por usuarios y empresas, independientemente de cuáles sean sus sistemas de comunicaciones actuales. Así mismo, incluye también un enfoque híbrido con plataformas de comunicación de Alcatel-Lucent Enterprise para proteger la inversión y proporcionar servicios avanzados a los cientos de millones de usuarios de sistemas de comunicaciones basados en equipos instalados físicamente en sus oficinas. La integración entre Rainbow y los sistemas de comunicaciones aporta unas capacidades adicionales como la presencia telefónica, la federación telefónica de múltiples emplazamientos y el control de la llamada.

7. Privacidad y Federación

Herramientas corporativas de mensajería deben permitir que los empleados estén en contacto con quien realmente hace sentido en sus actividades laborales. A través de la definición de un perfil público o privado se establecen reglas de privacidad y federación con los dominios de los clientes y socios de negocio.

(*) Marcos Silva Filho: Responsable de Soluciones de Comunicación Cloud/Rainbow en Alcatel-Lucent Enterprise Latinoamérica.