El mundo y las formas de trabajar están en pleno cambio, en especial para quienes viven en el mundo del software. Este es un universo en el que nuestro hogar puede ser al mismo tiempo nuestra oficina, en el que se trabaja por objetivos más que por horarios establecidos y en el que muchas veces formamos parte también de un heterogéneo y enriquecedor equipo multicultural. Es cada vez más común formar parte de escenarios en los que el equipo se encuentra geográficamente en sitios diferentes. Por ejemplo, un backend y un frontend pueden estar ubicados en polos opuestos, tener culturas, idiomas y horarios diferentes. Para algunos project managers puede sonar aterrador, para otros es un desafío natural en la industria IT.

Los equipos distribuidos son aquellos equipos diferentes que deben colaborar juntos pero que, al mismo tiempo, están en ubicaciones diferentes. Esto es distinto a cuando hablamos de los equipos dispersos, cuyos integrantes forman parte de un mismo equipo, pero están separados geográficamente. Existen barreras que presentan los equipos distribuidos, pero hay propuestas para afrontarlas de la mejor manera.

Foco en la comunicación

El idioma estándar a nivel mundial es el inglés y ese puede ser un punto en común. Sin embargo, no todos tenemos la misma fluidez o manejo de vocabulario. Para evitar problemas:

• Es fundamental manejar la misma terminología técnica para que todos entiendan
• Validar el entendimiento, para no dar cabida a malinterpretaciones
• Aprovechar las horas en común. Son momentos que sirven para consultar, resolver conflictos y sincronizar intereses

Team building

La comunicación es uno de los procesos claves para reforzar el sentido de compañerismo. No obstante, existen otros factores que intrínsecamente influyen al momento de desarrollar y mejorar las relaciones interpersonales entre los integrantes. Por eso es importante:

• Entender y destacar que todos trabajan para un mismo fin
• Tener un entendimiento de la dinámica de trabajo de los colaboradores que están del otro lado del globo
• Alentar, en todos los espacios, el respeto y la empatía hacia el otro para generar vínculos de confianza

Metodologías

La realidad es que cada proveedor trabaja como considera que es más conveniente, según su experiencia. Cuando hablamos de equipos distribuidos, es imprescindible que exista un mismo product owner para los equipos y que los mismos vayan en sincronía con la misma metodología, porque de esa manera se rigen por los mismos plazos. Si existe más de un product owner, lo importante es que estén coordinadas las prioridades y ellos estén de acuerdo entre sí. Lo importante, es que los líderes conduzcan a los colaboradores al mismo modo de trabajo para estar sincronizados y manejar los mismos tiempos. Trabajar con metodologías ágiles ahorra gran parte del trabajo a la hora de alinear equipos.

Usar las herramientas correctas

Para una configuración de trabajo remota exitosa se deben elegir las herramientas adecuadas para organizar equipos virtuales y mantener el progreso de los proyectos. Algunas herramientas agrupadas por diferentes tipos de tareas:

• Chat de equipo: equipos de MS, Skype, Slack, HitCHat, Workplace
• Reuniones y video chat: equipos de MS, Hangouts de Google, Zoom, JoinMe
• Gestión de proyectos: Jira, Asana, Trello, Basecamp
• Compartir documentos: Confluence, Share Point, Google Drive, DropBox
• Desarrollo y diseño: Bitbucket, GitHub, InVision, CodePen
• Productividad y seguimiento del tiempo: Toggl, Tick y Timesheets, Todoist

Transparencia y confianza

Fomentar una cultura laboral transparente es primordial para el compromiso de los integrantes de los equipos. Para facilitar la transparencia:

• Defina roles claros. Anotar reglas básicas para equipo, nombrar encargados de toma de decisiones.
• Accesibilidad. La información necesita estar escrita o grabada, disponible para los integrantes la consuman cuando la necesitan.

(*) Francisco Ronconi: HR Director de intive