Durante muchos años se pregonó y promovió el trabajo a distancia o desde el hogar como una herramienta lógica. La tecnología desde hace un tiempo ya habilita realizar remotamente muchas de las acciones que hacemos desde el lugar de trabajo. La esperada “explosión” del Home Office tardó más de lo necesario. Las razones son múltiples y entre ellas está el no querer salir de la zona de confort, la famosa regla de los ingenieros que reza que lo que funciona no se cambia y- por sobre todo - muchas excusas respecto de la capacidad de la gente de trabajar eficientemente sin el control que impone el lugar y la presencia física de pares y jefes.

Los cisnes negros que predicaba Nassim Taleb existen. Lo que era poco probable, pero si posible, sucedió. Hoy muchos se preguntan por qué no adoptamos las tecnologías antes y por ello estamos ahora a los apurones ajustando las estructuras, los procesos y la cultura organizacional para adaptarnos rápidamente a las necesidades. Lo importante es saber que el virus pasará, pero muchos de los cambios que nos impuso se quedaran con nosotros.

Adaptarnos al trabajo desde la casa

En tiempos de aislamiento es imprescindible adaptarnos rápidamente al home office. El trabajo desde el hogar es muy diferente a trabajar en la oficina o en la calle porque nos exige cambios y adaptaciones que sabíamos que iban a llegar en algún momento, pero aterrizaron de golpe. La buena noticia es que lo que aprendamos hoy nos será útil ahora y después. Luego de la crisis y el aislamiento físico – cualquiera sea su duración y modalidad - el trabajo remoto tomará un impulso mayor al que tenía antes.

Son muchos los aspectos a considerar: la comunicación con nuestros clientes internos y externos, la capacitación necesaria y permanente, el trabajo con nuestros pares, el reporte a los distintos niveles, el trabajo en equipo y - por sobre todo - aprender a separar el trabajo del hogar.
No hay una fórmula mágica, ni hay una receta que les funcione a todos por igual. Así como en el trabajo todos tenemos estilos diferentes, es difícil ofrecer una solución del tipo “sopa instantánea” en la que solo haya que agregar agua para que el plato esté listo.

Esta mezcla de exigencias puede parecer explosiva, y si además le sumamos el estrés de la situación actual y la incertidumbre sobre el futuro sanitario y económico, es posible que no sepamos por dónde empezar a desmadejar el ovillo. Empecemos por lo básico: “Chi va piano, va sano; chi va sano, va lontano!".

Algunas ideas para empezar

Al igual que en la oficina:

1. Poner objetivos diarios (qué, cuánto, cómo, dónde… sin métricas es difícil)
2. Planificar el día y marcar los horarios, reuniones y tareas en la agenda y respetarla (Google Calendar puede ayudarte porque te recuerda las tareas y reuniones a través de notificaciones).
3. Tomar descansos programados o esporádicos para relajar la mente y liberar la creatividad
4. Intentar hacer una cosa por vez (el cerebro no hace multi-tarea y cambiar de tarea en tarea consume esfuerzo y energía)
5. Trabajar en equipo es tan necesario como siempre (Si caminas solo irás más rápido, si caminas acompañado, llegarás más lejos). Dado que no ves al otro, es vital verificar la lectura y comprensión de de los mensajes que envías (sea correo o Whatsapp)
6. Usa con criterio los sistemas de mensajería y si no obtenés respuesta llamá por teléfono. Tu mensaje es uno entre miles.

Pero no estás en la oficina… entonces:

1. Crear un área especial para trabajar (escritorio, PC, auriculares, anotador, silla cómoda, cargador y todo lo que necesites para no levantarte cada 5 minutos)
2. Sé muy estricto con el horario de comienzo de trabajo (y el de finalización también).
3. Vestite como si fueras a trabajar habitualmente. Si siempre trabajás en ojotas o en jeans, seguí haciéndolo, si acostumbras a usar camisa y pantalón de vestir, seguí tu rutina. Somos animales de costumbres y nuestra mente funciona así. Es muy difícil estar en “modo trabajo” si estás vestido (y te ves a vos mismo) en “modo domingo”.
4. Sabé que tu jefe sos vos, nadie te está mirando ni golpeará tu puerta. Si tenés claros los objetivos, intentá cumplirlos y pedí ayuda cuando lo necesites.
5. Hacé el doble de esfuerzo para no perder el foco: Es más fácil desconcentrarse sin presión social directa.
6. Separación física no implica separación social: podés seguir almorzando con amigos y tomando café con tus pares. Usá la tecnología disponible para chatear, hacer una call de video en un break, comer “juntos” y compartir algún chiste. Verse las caras en muy importante. No apagues la cámara! Armá un espacio virtual para sostener el encuentro informal. Por ejemplo, una sala en Zoom de 9.00 a 9.30 para sociabilizar sin agenda.
7. Hablá con las demás personas con las que compartís tu casa para que entiendan que estás trabajando. El horario de trabajo no es tiempo de sacar la basura, regar las plantas, lavar la ropa, limpiar las ventanas o hacer la tarea con los chicos. Si más de uno trabaja en casa y el espacio no es suficiente, intentar compatibilizar las agendas para lograr el silencio y concentración necesarios, en especial en llamadas.
8. Encargate por todos los modos que tus clientes, tus proveedores y tus pares sepan que estás disponible y trabajando activamente.
9. Racionalizá el uso de la banda ancha de tu casa. Si es posible que los que necesiten descargar películas lo hagan de noche, al igual que los que juegan juegos en red. El ancho de banda será limitado y especialmente en el hogar. Hablá con todos para que usemos el recurso con inteligencia y esté disponible para trabajar.

¡Ser digitales ya!

El aislamiento físico no significa desconexión de los clientes, por lo contrario, hoy más que nunca todos necesitamos más contención, más respuestas, más contacto!

Llamá a tus clientes, conectate con ellos. Es una oportunidad de empatizar, de saber qué piensan y qué les pasa. Es una oportunidad de estar presente. Tal vez esta sea una oportunidad para preguntar y escucharlos. Si el secreto de un Productor de Seguros es conocer a su cliente para poder asesorarlo, esta es una oportunidad que no debemos pasar por alto. Necesitamos – hoy más que nunca - perder el miedo a volvernos digitales. Tenemos muchas maneras de hablar e interactuar con nuestros clientes, por nombrar algunos, llamarlos por teléfono, mandarle un correo, usar SMS o Whatsapp, usar Facebook, Twitter o Instagram. Cada sistema y red social tiene sus fortalezas y debilidades y es más útil para algunos clientes o algunos mensajes. Usar Skype, Zoom, Webex, Slack, Hangouts o GoToMeeting son también opciones válidas, elegí la que más te guste y más te acerque a tus clientes. Trello es una opción para seguir proyectos en equipo. Lo importante es estar cerca y tener claro el propósito de nuestra llamada.

Si vas a hablar por teléfono, recordá mover las manos y sonreír cuando lo haces, tu voz refleja no solo tu alma sino tu actitud y estado de ánimo y eso se percibe, aunque no se vea.

Cuando el futuro sea pasado

“Esto también pasará” (cuenta la leyenda) decía el sabio rey Salomón. Cuando todo esto sea un recuerdo, hagamos que también haya sido un aprendizaje. Aprendamos las ventajas de trabajar desde el hogar para poder matizarlo con el trabajo en la oficina, aprendamos a comunicarnos de modo remoto para poder revalorizar el abrazo, aprendamos a apreciar nuestros espacios y nuestros afectos para no confundir lo esencial de lo pasajero. La tecnología es una herramienta que nos habilitará a aprovechar mejor nuestro tiempo, a optimizar nuestro trabajo y por sobre todo a poder estar más y mejor conectados. Solo necesitamos aprender a saber cómo hacerlo. Ahora o nunca.

(*) Gabriel Mysler: Director de Innovation@Reach y Managing Director de Integrity Meter