Hace unas semanas, casi sin previo aviso, la mayoría de las personas tuvimos que comenzar a incursionar en el mundo de las reuniones virtuales. Primero fueron por motivos sociales y así celebramos cumpleaños y cenas virtuales. En este contexto, hablar de manera espontánea y desordenada, superponernos o gritar son situaciones que se aceptan. Sin embargo, a medida que la cuarentena se fue extendiendo como así también la cantidad de reuniones por motivos laborales, este tipo de comportamiento es inviable y para lograr efectividad y evitar frustraciones es bueno conocer algunas pautas.

La disponibilidad de soluciones es variada y la mayoría tiene funcionalidades en común. Conocer qué herramienta y cómo se va a utilizar es clave, pero también es bueno tener algunas reglas de comportamiento que ayudarán a que sean más dinámicas y efectivas.

Antes de la reunión

• Existen una variedad de actividades de la vida cotidiana que muchos no están acostumbrados a hacer de manera online pero que se pueden hacer sin problemas: una consulta médica, un curso de cocina, una sesión de terapia, juegos entre abuelos y nietos, por ejemplo. Esto permitirá determinar las necesidades más importantes a cubrir y elegir una aplicación o solución que se adapte a ella.
• Si una reunión es de más de cuatro personas, se puede hacer una sesión de audio y video conferencia. En general pueden incluir hasta 50 o 100 participantes. Hay que tener en cuenta que las versiones gratuitas están limitadas en cuanto a la duración de las sesiones o a la cantidad de participantes simultáneos.
• Cuidar la seguridad. El uso de contraseñas siempre parece más complicado pero es necesario para cuidar quien accede a la reunión. También hay que aprender a configurar reuniones privadas para determinados invitados y no compartir esa información en lugares públicos.
• En los casos que los requerimientos sean más específicos, hay que evaluar si vale la pena contratar una plataforma de pago, sobre todo para empresas pequeñas y medianas. Por ejemplo, si se requieren sesiones para más cantidad de personas y con grabación ilimitada o Webinars, es muy posible que la inversión valga la pena.
• Probar las herramientas con anticipación a una reunión importante para familiarizarse y reducir las demoras y posibles errores. Si otras personas tienen que hablar, invitarlas antes para verificar que todo funcione correctamente.

Durante la reunión

• Si las conexiones son estables y se tiene buen ancho de banda, se puede habilitar el video. El lenguaje corporal es muy importante en nuestra comunicación y ver a la otra persona hace que la reunión virtual sea mucho más parecida a una presencial.
• Si hay problemas en la calidad habrá que reducir el uso del video y tener en cuenta otros factores que puedan afectar el consumo de ancho de banda. Por ejemplo, evitar que otro integrante de la familia también esté en una videoconferencia, esté bajando archivos pesados o usando plataformas de video online como YouTube o Netflix.
• Siempre conviene que el dueño (host) de la reunión establezca algunas reglas antes de comenzar: determinar los oradores, hacer que los participantes no interrumpan, dónde y quién tomará notas, cuándo y cómo hacer preguntas.
• Una recomendación importante es que cuando otra persona no está hablado, lo mejor es silenciar (mutear) el micrófono. Las fuentes de ruido no controladas pueden ser muchas (niños, mascotas, tráfico o simplemente moverse en la silla) y son muy molestas cuando se multiplican entre muchos participantes, por lo que se recomienda sólo habilitar el micrófono cuando realmente se está hablando.
• Para evitar fuentes de ruido indeseables, el dueño de la reunión puede silenciar a todos los asistentes y cuando alguien quiere hablar, puede pedir la palabra.
• Existe la posibilidad de compartir en vivo la pantalla de la computadora o el celular y también enviar o recibir archivos en línea. Esta funcionalidad es muy útil para trabajar, estudiar en grupo y realizar determinadas actividades.
• Algunas plataformas tienen características muy útiles como chatear con una persona o con todos los participantes, hacer sondeos o encuestas en vivo, subdividir las sesiones en grupos más reducidos para hacer determinadas actividades. Conocerlas y hacer uso de ellas ayuda mucho.
• Tener paciencia cuando las cosas no fluyen bien. Tenemos que considerar que algunos usuarios pueden tener algún problema técnico, como una mala conexión, que hacen que la experiencia no sea óptima.

Al finalizar

• Algunas herramientas permiten grabar las reuniones, esto nos permite tener un registro y guardarlo para volver a escucharlo o compartirlo para que personas que no estuvieron presentes puedan acceder.

(*) Sebastián Rabai: Business Development Manager de social & collaboration, Logicalis Argentin