Con la pandemia, muchas empresas se vieron obligadas a un camino de transformación digital acelerada. Así, zooms, webinarios, videollamadas y trabajo en la nube se volvieron parte del vocabulario de todos los días. Se denomina “remote first” a una empresa que se concibe y prepara para poder trabajar remotamente, que piensa cómo adaptar o definir su cultura en base a ese criterio.

La ubicación física no es importante para hacer negocios ni para hacer perdurar la cultura de una organización. La cultura Remote-First recurre a experiencias de usuario y garantiza que cada empleado, ya sea que trabaje de forma remota o en una oficina, reciba la misma gran experiencia. No se trata solo de tecnologías o herramientas. El ‘Remote First’ no es decirle que no a las cosas presenciales, pero sí pensar en cómo resolver primero el negocio de forma remota. Se trata de reconfigurar la empresa, procesos, prácticas e incluso la oferta de manera no presencial. De alguna manera, el Remote First es un nuevo concepto de negocios.

La tecnología es fundamental en esta evolución pero, por decirlo claro, tener Zoom no es ser Remote First. Según los especialistas, se deben transitar varias etapas o “niveles” para hablar de una de una empresa 100% remote first.

El nivel 1 es donde se encontraba la inmensa mayoría de las organizaciones antes del brote de COVID-19: los empleados ya cuentan con un smartphone y pueden acceder al correo electrónico desde su casa y no mucho más. Elegirán postergar la mayoría de las cosas hasta que estén de vuelta en la oficina. El nivel 2 es recrear la oficina en línea. Aquí se encuentran los softwares de videoconferencias y mensajería instantánea pero en lugar de rediseñar el trabajo para aprovechar el nuevo medio, los equipos terminan recreando en línea cómo trabajan en la oficina. Interrupciones, reuniones ineficientes y la expectativa de que las personas todavía están online de 9 a 18 da cuenta de que aún hay mucho camino por recorrer. Una cosa es trabajar solo de forma remota y otra muy diferente es colaborar en equipo en forma remota. Son dos instancias diferentes con distintos grados de complejización.

El Nivel 3 es de adaptación al medio. Documentos compartidos actualizados en tiempo real en reuniones e inversión en mejor equipamiento son algunos de sus rasgos. Las reuniones se realizan solo cuando es indispensable y no se pueden alcanzar los mismos resultados a través de una conversación rápida. Lo ideal es que duren 15 minutos con una agenda específica y el resultado deseado antes de la reunión. “Menos es más” también se aplica a los asistentes: sólo deben ser los imprescindibles. Nunca se debe usar una reunión simplemente para comunicar información; para eso es el correo electrónico o la mensajería instantánea. (“Esta reunión podría haber sido un mail”).

Para asegurarse de poder aún ser productivos y trabajar offline la clave es reducir lo sincrónico a la mínima expresión, para convertirlo en asincrónico. El estado ‘desconectado’ lleva implícita la pauta ‘asincrónico First’

El cuarto nivel es, precisamente, la comunicación asincrónica. La mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata. Si algo es realmente urgente, entonces el modo de comunicación debería reflejar con el medio adecuado, como una llamada. La comunicación asincrónica predispone a las personas a tomar mejores decisiones, ya que otorga más tiempo para pensar y crear. Finalmente, el tan ansiado último nivel, donde el equipo distribuido funciona mejor que cualquier equipo en persona. Con esta fase, la organización se convierte en remote first al 100%.

El camino no es fácil, y además de capacitación necesita inversión en equipos. Buena infraestructura en IT y en ciberseguridad y por supuesto, habilidades de adaptación que no se construyen de la noche a la mañana. El secreto es dar el puntapié inicial a favor de prácticas ágiles que construyen eficiencia, resultados y valor para cada empresa, contribuyendo también al mejor rendimiento de cada colaborador.

Todas estas acciones deben ir enmarcadas en una adopción integral de esta nueva cultura, pensando estratégicamente los procesos, para no quedar en un reduccionismo de herramientas.

(*) Gustavo Guaragna: CEO de Snoop Consulting