Cualquier cambio organizacional a gran escala lleva tiempo; sin embargo, la pandemia aceleró la implementación forzada de iniciativas de transformación digital como la fuerza laboral remota, la digitalización, la mejora de los sistemas de comunicaciones y la ciberseguridad, todo al mismo tiempo y tomando en cuenta que sólo el 33% de las empresas de la región contaban con un plan de continuidad de negocio. La realidad es que resultó una labor titánica para los líderes porque establecer una experiencia de negocio consistente y confiable para los clientes y empleados por igual, no es fácil.

En estos últimos meses, en Ricoh detectamos una serie de retos en la habilitación de iniciativas de TI que los líderes deben tomar en cuenta antes de implementar tecnologías en sus empresas:

1. Empoderar a los empleados con la tecnología tomando en cuenta la posible desconexión de los proveedores de TI: A corto plazo es posible que se deba hacer algunos ajustes rápidos para abordar los problemas más inmediatos y desafiantes como acceder a espacios de trabajo y documentos en línea, si los dispositivos están configurados correctamente para el funcionamiento remoto o si todavía necesitan acceso a la impresión de documentos como pedidos y contratos, etc. Esdecir controlar si se tienen las herramientas digitales adecuadas para colaborar. Es necesario confiar en la experiencia de un socio de negocio que tenga la capacidad de permitir la interoperabilidad de las diferentes tecnologías y sistemas que se requiere para evitar la desconexión entre diferentes herramientas e infraestructuras de TI. En este caso, Ricoh, como empresa de TI agnóstica, ofrece una amplia gama de soluciones digitales, así como gran experiencia para conectar procesos y personas para promover la colaboración. Además, en Ricoh trabajamos con proveedores de tecnología líderes como Dell, esto significa, por ejemplo, que podemos implementar rápidamente dispositivos preconfigurados 'como servicio' y en un plan mensual por usuario con soporte y asistencia en línea si es necesario.
2. Capacitación de la fuerza laboral y su inclusión en la transformación digital: Cuando la empresa ya eligió el socio de negocio de TI que habilitará los sistemas, surge otro reto importante: brindar a los colaboradores la capacitación o el soporte de TI que necesitan para usar la tecnología de manera efectiva. Es posible que carezcan del hardware necesario, no comprendan el software o incluso no puedan iniciar sesión o acceder a archivos en línea. También existen complicaciones para la cultura de una empresa. A dos tercios de las organizaciones les resulta difícil alinear su cultura local y sus estilos de comunicación con nuevas formas de trabajar, especialmente cuando abarcan múltiples geografías.
3. Tecnología para un retorno a las oficinas de forma segura: Los empleadores ahora son responsables de mantener seguros a sus empleados y establecer las condiciones para la transición a la nueva normalidad en las oficinas. En este punto, la tecnología es la gran alidada para hacerlo posible. Ahora existe Ricoh Spaces, una plataforma que cuenta con reservas, políticas y asignaciones de escritorios físicos en las oficinas, que brindan un mayor nivel de control en el lugar de trabajo con la flexibilidad de adaptarse a medida que cambian las necesidades del negocio.Ya sea que se trate de un escritorio compartido, un escritorio fijo o una combinación de ambos, Ricoh Spaces puede proporcionar información clara y procesable del tráfico de personas e impulsar la eficiencia del espacio para contar con la certeza que la fuerza laboral trabaja en un ambiente seguro y flexible.
4. Ciberseguridad: La fuerza de trabajo remota se ha disparado recientemente. Este cambio dramático ha dejado a las empresas y a sus trabajadores vulnerables a las brechas de seguridad y los ataques de ciberseguridad. El Informe de Riesgo Global 2020 del Foro Económico Mundial establece que los ciberataques son uno de los mayores riesgos que enfrentarán las empresas en la próxima década.

El concepto de trabajo remoto está lejos de ser nuevo, pero el cambio imprevisto hacia fuerzas de trabajo completamente remotas ha expuesto a las empresas a amenazas de seguridad por varias razones:

• Las políticas para garantizar las mejores prácticas para el trabajo completamente remoto no estaban implementadas.
• No cuentan con la infraestructura necesaria para soportar grandes fuerzas de trabajo remotas.
• El cambio ocurrió repentinamente y estuvo acompañado de desafíos financieros inesperados.

La solución es implementar medidas de seguridad avanzadas de varios niveles. Esto protege a los usuarios y datos al combinar múltiples tácticas y herramientas como seguridad de red, firewalls, aplicaciones antivirus y otras. Cisco Umbrella es un ejemplo de algunas de las soluciones que en Ricoh recomendamos para afrontar múltiples situaciones de ciberseguridad.

En conclusión, la disrupción está impulsando un gran cambio en la cultura, los sistemas, los procesos y, fundamentalmente, en la forma de operar en las empresas no sólo de Argentina, sino toda la región. El miedo al cambio ahora ha sido reemplazado por el miedo a la no evolución. Existe una clara ventaja para las empresas que están enfocadas a la optimización de sus procesos, los sistemas y métodos para que sean más automatizados y eficientes, con la tecnología en el centro mismo de su infraestructura. En Ricoh podemos ayudar a cualquier empresa a superar estos múltiples retos de una forma eficiente y ágil, respaldándose en nuestra experiencia de más de 80 años en la innovación de los lugares de trabajo.

(*) Ricardo Janches: Gerente General de Ricoh Argentina