El efecto mariposa es un concepto que se desprende de la teoría del caos, en el cual un evento pequeño en alguna parte del mundo, como el aleteo de una mariposa, puede desencadenar un suceso más grande en otra parte del mundo, como por ejemplo un tornado.

Me gustaría hacer una analogía con lo que puede pasar dentro de una empresa, en donde un simple proceso manual de creación de reportes, puede desencadenar en la pérdida de clientes.

Imaginemos que el área de Logística de nuestra empresa debe realizar el reporte mensual de indicadores para la dirección. Para cumplir la tarea, realiza una extracción de datos del sistema ERP, los lleva a Excel y recalcula todos los indicadores claves de la planilla. Luego, se realizan validaciones y se comprueba que todo funcione de manera correcta antes de enviarlo a la dirección.

Al mes siguiente varios clientes clave para la empresa reducen su operación aduciendo problemas en los niveles de servicio.

Lo que pasó realmente, fue que la bajada de datos excedió el límite de filas permitidas de la versión de Excel y muchos datos quedaron fuera del análisis. Las alarmas definidas para estos casos no detectaron el error, ninguna acción fue tomada y los problemas de nivel de servicio generaron un enojo en nuestros clientes.
De esta manera intento clarificar la idea que un error involuntario causado por un proceso manual puede repercutir con la pérdida de clientes.

Esta situación me da pie a preguntar ¿Cuál es el costo de tomar decisiones con datos incompletos? O mejor dicho ¿Cuál es el costo de no tomar acciones cuando es necesario?

Los proyectos de inteligencia de negocios (Business Intelligence) son excelentes opciones para ayudar a las empresas en esta problemática, también a reducir costos, mejorar la operación e incluso incrementar sus ventas ya que permiten relacionar distintas fuentes de información en una visión global, evitando los errores de los procesos manuales, permitiendo acceder a los datos de manera centralizada y tomando decisiones de negocio basadas en información.

Existen muchas herramientas de inteligencia de negocios en el mercado, una de ellas, líder del cuadrante mágico de gartner desde hace años, se llama Tableau y permite mediante su esquema de licenciamiento SaaS (Software as a Service) en suscripción anual, iniciar proyectos de analítica con un menor costo de inversión, de esta forma se logra no embarcarse en proyectos eternos con la obligación de tener éxito en la primera implementación.



Tableau además cuenta con un conjunto de herramientas que permiten a las empresas cubrir todas las fases de un proyecto de inteligencia de negocio, desde la extracción de los datos, el armado de modelos de negocio y la visualización de los resultados.

El ejemplo planteado en esta nota es un caso exagerado pero posible, los analistas de datos invierten muchas horas en la preparación manual de reportes e indicadores y es por eso que considero importante minimizar los aleteos de mariposa para no sufrir tornados en nuestra compañía.

(*) Leonardo Raed: Founder & Director en Perto Consulting