La nueva normalidad trajo varios desafíos a la hora de construir y mantener la cultura de la empresa, y uno de ellos es la forma en la que nos vinculamos con las personas que se incorporaron de manera remota.

Es así como los procesos de onboarding debieron adaptarse para ser una experiencia 100% digital y que las personas se sientan acompañadas. En todo proceso de onboarding virtual es importante tener en cuenta el grado de temor o nerviosismo que puede tener la persona que ingresa, lo que hace que los líderes o responsables deban transmitir la cultura de la compañía de forma tal que le genere a la persona que ingresa confianza y seguridad. Para esto hay varias herramientas que permiten lograr este objetivo, como ser:

• Priorizar y dosificar la información de lo más importante a lo menos urgente
• Organizar reuniones con áreas clave
• Dar soporte en caso de necesidades relacionadas a instalaciones o dispositivos para trabajar remotamente
• Generar encuentros virtuales que sirvan para charlar sobre la historia y situación actual de la empresa, las áreas de staff, de los procesos de organización de la empresa, cómo acceder a ciertos beneficios, evaluaciones de desempeño, proyectos actuales, etc.

Deben ser reuniones descontracturadas donde se brinde orientación y en las que siempre se deje clara la predisposición para atender cualquier cuestión que necesite el nuevo colaborador.
Aun así, hay varias cuestiones del onboarding que inician antes de estas reuniones, como por ejemplo el mail de bienvenida donde se presenta a cada persona a la empresa, el armado de un calendario de onboarding y la organización de esas reuniones en un calendario. Es importante ofrecer orden y procesos desde el primer día.

La pandemia trajo desafíos a la hora de integrar a alguien en la organización. Mayormente el de dar visibilidad de la persona. Al estar remotos es difícil ponerle una voz, un rostro a la persona que ingresa por eso es clave pensar distintas estrategias para lograr visibilizar al colaborador, como ser organizar afters o encuentros informales para que los nuevos ingresos se presenten ante los demás y cuenten de ellos mismos. La no presencialidad desafió por una parte con la ausencia de calor humano; no dar una bienvenida amena, con un rostro y un mate o café donde en una reunión era una realidad. Ante eso, surgieron nuevas alternativas como ser la reunión remota mediante el uso de la webcam; también el uso de la wiki para mostrar la documentación de procesos o compartir información mediante ejemplos relevantes.

Es importante que un proceso de onboarding sea exitoso. Para eso hay recursos como las encuestas para que los ingresos den feedback del proceso. El feedback de onboarding es la métrica principal. Así, las personas pueden consultar cómo hacer ciertas cosas o indicar también si la información recibida les ha sido de provecho, y aunque no sea un feedback formal son cuestiones que se toman en consideración. Cuando alguien nuevo sabe cómo hacer algún pedido y a que área dirigirse, se puede comprobar que fue un buen proceso de onboarding, tanto de parte de quienes lo facilitamos como la atención y escucha de quien lo recibe.

(*) Leydis Aponte: IT recruiter de intive Argentina