En la actualidad es indiscutible que las empresas necesitan digitalizarse. A las ventajas de simplificar procesos de gestión y de negocios, reducir la carga de trabajo y contar con un tablero de control de inteligencia, se le agrega un beneficio más que destacado durante la pandemia: las ventajas de la nube, poder acceder desde cualquier lugar y colaborar con colegas y socios externos, clientes y proveedores. El valor de la digitalización, a estas alturas, es una discusión saldada.

Ahora bien, ¿qué detiene entonces la digitalización de los negocios? En muchos casos, la respuesta a este problema es: el tiempo. Transformar la gestión empresarial es un proceso profundo, no se logra con cualquier producto enlatado. Existe una necesidad inevitable de integrar datos internos, conectar con aplicaciones internas y de terceros, dialogar con otros sistemas y aprender. Esta es la palabra clave en esta historia.

Tradicionalmente, el modelo de implementación de un software de gestión es el conocido como Waterfall o cascada. En este esquema, la empresa invierte en el producto y/o licencias, comienza la integración completa y pasan a atarse todos los cabos desde el punto de vista técnico: integraciones, soporte, adaptación a procesos, interconexión con sistemas preexistentes. Luego se capacita al personal en el uso de la herramienta y estamos listos para zarpar. Bueno, no todos.

Muchas empresas, especialmente las pymes, no pueden esperar tanto. Con esto en mente es que se desarrolló la Digitalización Asistida Inteligente (DAI). Se trata de un sistema de implementación flexible que entrega servicios en corto plazo al cliente. De esta forma se posibilita que el ERP esté en funcionamiento en sólo seis semanas en su primera etapa, para luego implementar el resto de sus etapas de manera más rápida.

¿Cómo se logra esto? Por un lado, hay un cambio de enfoque hacia una implementación gradual, gracias a una metodología ágil. Es decir que, en lugar de preparar absolutamente todas las funcionalidades e integraciones, se comienza por brindar a la empresa las herramientas de gestión básicas lo más rápido posible y, a partir de allí, gradualmente ir liberando las nuevas características y funciones.

Por otro lado, esta metodología de implementación no sería posible sin un rediseño absoluto del proceso de aprendizaje. La Digitalización Asistida Inteligente (DAI) se apoya fuertemente en el e-learning, gracias a la reingeniería de los contenidos educativos, que brindan más flexibilidad a las empresas y sus recursos humanos a la hora de apropiarse de las herramientas de gestión e integrarlas en sus procesos, de acuerdo a su disponibilidad y tiempos.

Así, la transformación digital de la organización pasa a ser gradual y progresiva, avanzando sobre los procesos a medida que los usuarios hacen suyas las nuevas herramientas y descubren sus ventajas. Pero sobre todo, permitiendo un pasaje más rápido hacia la utilización y aprovechamiento del sistema de gestión

(*) Blas Briceño: CEO de Finnegans