El mundo cambia a gran velocidad y resulta imposible utilizar tecnologías del pasado para dar respaldo a los negocios del mañana. La migración de los sistemas heredados se hace necesaria en algún momento: ya sea porque avanzan los planes de transformación digital dentro de la organización o porque la empresa adoptó un nuevo modelo de entrega de productos o servicios, se fusionó con otra compañía, incorporó nuevos procesos a su operatoria o necesita nuevas herramientas que le permitan sostener el crecimiento.

En este punto, aparece un aliado imprescindible para que la migración no se convierta en una enorme piedra en el zapato: la minería de procesos (process mining). Es que para que la iniciativa tenga éxito, es necesario mapear los procesos existentes de manera objetiva y dinámica (un mapeo estático o basado en entrevistas a los usuarios corre el riesgo de quedar obsoleto casi de inmediato), identificar desvíos, probar sin riesgos nuevos procesos y resolver de manera proactiva las ineficiencias. Para lograr todo esto, la minería de procesos se concentra en información que brindan las aplicaciones empresariales world-class: el registro de actividades y transacciones de procesos que se almacenan como “datos de eventos”. De esta manera, permite registrar un proceso de extremo a extremo, detectando información sobre tareas duplicadas, cuellos de botellas y muchos otros elementos que hacen a la eficiencia.

Subestimar el proyecto de migración de sistemas, en especial cuando se trata del ERP, es un error que se paga caro. Muchas empresas suelen considerarlo “un mal necesario” en lugar de una gran oportunidad para alcanzar una mejora estratégica que permita ganar agilidad, visibilidad y productividad al tiempo que se reducen costos y se mejora la experiencia del cliente.

Gartner había calculado en 2019 que el 60% de las inversiones en estos sistemas centrales se percibían como un fracaso porque habían comprometido al negocio de alguna manera. Es que un solo proceso mal definido o un flujo de trabajo antiguo que no puede modificarse y al que los usuarios están aferrados es suficiente para que todo el proyecto se derrumbe. De nuevo queda de relieve la importancia de la minería de procesos para generar una mayor conexión entre lo que IT debe resolver y lo que el negocio necesita. Además, es fundamental para entender los beneficios comerciales que podrían lograrse y no concentrarse únicamente en deshacerse de las herramientas legacy o resolver viejos puntos de dolor de IT: un enfoque basado en process mining permita evaluar el panorama actual de procesos, diseñar una solución orientada a lograr los objetivos y vincular continuamente las mejoras de los procesos con los resultados.

La minería de procesos es también el primer paso para diseñar un plan detallado de la migración: muchas veces, las empresas se introducen en este proyecto sin un análisis pormenorizado de los obstáculos que podrían presentarse en el camino o de los desafíos en materia de seguridad y migración de datos. ¿El resultado? McKinsey estima que nada menos que el 75% de las transformaciones de ERP falla a la hora de mantenerse dentro del presupuesto o del cronograma estipulados al principio.

Por último, al visualizar los procesos de manera end to end y con una mirada holística, la minería de procesos permite resolver uno de los grandes problemas de los proyectos de migración: la integración entre todas las áreas de la organización. No se trata de un tema menor: Gartner estima que para 2025 el 40% de las implementaciones de ERP obtendrán resultados por debajo de lo esperado como consecuencia de la subinversión en integración.

La diferencia idiomática entre “migración” y “migraña” es de apenas unas pocas letras. En términos de transformación del ERP, en esa diferencia radica la propia continuidad del negocio. La minería de procesos es fundamental para tener éxito en la primera y, consecuentemente, evitar la segunda.

(*) Martin Ibarra: Head of Process Mining en Edison