10 claves para administrar mejor tu cuenta de Gmail

"En un mundo en el que la tecnología te tiene más conectado al trabajo que nunca, ¿cómo poner reglas básicas para mantener tu energía, tu capacidad de atención aguda y tu cordura intacta?". La pregunta se la hizo Laura Mae Martin, asesora ejecutiva en productividad de Google, quien redactó un decálogo de tips para que el uso del correo sea más organizado y dinámico.

Según la ejecutiva, primero, hay que restringir las notificaciones. No son necesarias para cada nuevo mail. En tu teléfono, se pueden poner notificaciones para ciertos e-mails importantes, como los laborales. "Eso te ayudará a identificar los e-mails importantes y a desconectarte cuando quieras hacerlo".

En segundo lugar, responder en lo posible dentro de las 24 horas. Con una respuesta escueta basta para mantener el contacto, generar expectativas y demostrar "que estás en eso".

Tercero, cerrar el e-mail una o dos veces por día. Si bien el e-email es necesario para el trabajo, es también una gran distracción. La mayoría de las personas lo dejan abierto todo el día y lo chequean cada 30 minutos. "Tratá de cerrar tu pestaña de e-mail cuando tenés tiempo de trabajar en profundidad: la habilidad de ponerle el foco, sin distracciones, a una tarea que demanda toda tu atención".

En cuarto lugar, no cliquear un e-mail más de dos veces. Si leíste un e-mail entonces marcalo como "no leído", de este modo lo tendrás que leer de vuelta para acordarte que tenías hacer algo con él.

Quinto: clasificar, leer y responder e-mails deberían ser actividades separadas. "La mayoría de las personas pasa de clasificar un e-mail para después, mientras lee uno, responde otro y así sucesivamente". Lo mejor es clasificar todo lo que está por leer primero, y luego proceder.

En sexto lugar, hay que conservar los e-mails que requieran de una acción clara. De lo contrario hay que archivar o borrar. "Cuando tu inbox contiene e-mails sin alguna demanda clara, te produce una falsa sensación de que tenés mucho por hacer. Hay que ser impío en cuanto a borrar, archivar o obviar e-mails que no te requieran de una acción inmediata".

Séptimo: hay que saltearse algunos mails. Para esto, Gmail te permite crear filtros de modo tal que algunos e-mails "se salteen tu bandeja de entrada". "Por ejemplo, si te llegan muchos newsletters, hacé un filtro que detecte aquellos mails con la frase 'cancelar la suscripción'. Los podrás buscar luego".

En octavo lugar, no hay que mezclar los e-mails leídos con los que no se leyeron. Los nuevos mails deberían estar en un sector y aquellos que fueron leídos y requieren de una acción en otro. "Podés crear una bandejar de entrada múltiple o 'mover' mails dentro de etiquetas que denoten acciones específicas (del tipo 'por hacer' o 'seguir').

Noveno, para una mayor concentración, mantener los nuevos mails fuera de la vista. "Puede resultar dificultoso responder e-mails demandantes cuando te vez constantemente tentado a abrir los nuevos e-mails que van entrando". Se pueden abrir secciones como para archivar e-mails que serán leídos luego, o subrayar otros que requieran una mayor focalización, de modo tal que puedas mantenerte concentrado en vez de dispersarte con cada nuevo mail".

Décimo y último, para encontrar lo que necesitas, los mejor es hacer una búsqueda. "Las etiquetas para los mails pueden mantenerte organizado, pero pensá en cómo comenzó Google...¡buscando! Buscar tu email, en vez de andar hurgando por las etiquetas, es siempre el modo más rápido para encontrar lo que buscás". Se puede hacer por fecha, remitente, tema, etc.