Una de las preocupaciones que hoy en día tienen las Pymes es encontrar la manera de reducir la mayor cantidad de costos posibles, en todas las áreas en las que se pueda. En materia de impresión, lo primero que debe hacerse es calcular el costo de impresión estimado de la empresa, teniendo en cuenta el volumen de impresión, el uso de consumibles, papel y todas las variables que se utilizan para esta función y que son necesarias para que los empleados impriman lo que en determinado período del año imprimen. Esto aportará un panorama de lo que la empresa destina a imprimir.

En segundo término, es fundamental evaluar qué tipo de impresiones se realizan y si estas se condicen con el tipo de impresora o multifunción que tienen. Este punto es fundamental, ya que cada equipo tiene un volumen recomendado de impresión y copias mensuales. Si se excede, genera pérdidas y si no se llega al mínimo recomendado, no se amortiza en el período sugerido.

Estos dos primeros pasos son absolutamente necesarios porque le darán un diagnóstico a partir del cual usted podrá determinar si está usando el equipo adecuado para sus necesidades de impresión. Porque, y esto es algo fundamental –aunque muchas veces se desconoce-, para cada volumen y tipo de impresión hay un equipo indicado, una impresora que entrega una mejor relación costo-beneficio.
Además de elegir el equipo adecuado, es importante instalar políticas de impresión, como la optimización del papel realizando impresiones de doble cara, es decir gastando solamente la mitad del papel o incluso, reduciendo hasta un tercio su uso.

Javier Mazzeo es gerente de marketing y negocios de la división imagen e impresión de HP. Tiene más de 18 años en el mercado informático desempeñándose en diferentes sectores de la industria. En los últimos 14 años se desenvolvió en diferentes áreas comerciales de HP, concentrando su desarrollo en el segmento de impresión.

Tampoco hay que perder de vista a los consumibles: de acuerdo a distintos estudios realizados los consumibles originales tienen un mayor rendimiento que los cartuchos genéricos o rellenados (hasta un 50 % más), además de una mejor calidad de impresión. Si bien a primera vista el costo parece mayor, en realidad los consumibles originales no sólo cuidan el equipo evitando daños innecesarios, sino que también evitan fallas, manchas y páginas ilegibles, evitando la re-impresión del trabajo. Por otro lado, es importante realizar una comparación entre la cantidad de veces que el usuario cambia el cartucho de su impresora, cada cuánto repone un cartucho no original y tener en cuenta que al querer ahorrar en la adquisición de un cartucho rellenando, el mismo está dañando a la impresora.

Así, contando con un equipo de impresión adecuado y utilizando consumibles originales, a la vez que se cuida el equipo harán que el costo de impresión se reduzca a favor de la empresa.

Es bueno agregar que las empresas pueden encontrar hoy equipos en los que centralizan distintas funciones como escaneo, copia y fax, lo que permite por ejemplo, que en una próxima renovación de equipo pueda adquirir la última tecnología en impresión y renovar con la misma adquisición otros dispositivos de uso habitual como los mencionados.

Sin duda, les recomendamos una buena evaluación de costos de impresión y tipo de uso. Eso les permitirá una reducción de costos y podrá dar lugar a una política adecuada de ahorros en impresión.

Más información: www.hp.com.